Fakturakontrol med opgaven som grundlag

Hvilken opgave vedrører fakturaen?

Leverandørnavn og beløb er ikke altid tilstrækkeligt til at forstå en faktura. Ved service, reparation og vedligehold er en opgave- eller enhedsreference afgørende for at finde det faglige grundlag. Kontrollen kan derefter tage udgangspunkt i den konkrete sag.

Match, dokumentation og afvigelser

Fakturamatchning handler om at forbinde fakturaen med det rigtige grundlag. Det kan være en værkstedsopgave i FLEET, en serviceopgave i FACILITY eller en bestilling i PROCURE. Ved en afvigelse skal den ansvarlige kunne følge op på beløb, ydelse eller dokumentation, før der tages stilling.

Godkendelse kræver både drift og økonomi

Den, der kender opgaven, kan vurdere, om arbejdet er udført som forventet. Økonomifunktionen har behov for et kontrolleret bilag og en tydelig status. Et sammenhængende forløb hjælper med at skelne mellem faglig kontrol og den efterfølgende økonomiske behandling.

Modtagelse og bogføring skal passe til kundens proces

Automatisk fakturamodtagelse, e-mailflow, OCR, EAN og regnskabseksport skal afklares særskilt. De beskrives ikke som færdige standardintegrationer her. Fakturacenter skal tilpasses den eksisterende proces, så det ikke skaber unødvendig dobbeltregistrering.

Gennemgå et reelt fakturaforløb før opsætningen

Vi anbefaler at tage udgangspunkt i en anonymiseret faktura og den tilhørende opgave. Det viser, hvilke referencer leverandøren angiver, hvem der kontrollerer bilaget, og hvor godkendelsen foregår. Det er også grundlaget for at vælge den rigtige vej ind og videre til regnskabet.

Spørgsmål om fakturakontrol